Marilla Bax bloggt zum Thema effizienter Service
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Die derzeit im Rahmen von Industrie 4.0 stattfindende Digitalisierung der Wertschöpfungskette durch neue Informationstechnologien orientiert sich nicht an den vorhandenen Organisationsstrukturen, sondern richtet sich noch konsequenter auf die Erfüllung individueller Kundenwünsche aus. Dieser hohe Wettbewerbs- und Innovationsdruck zwingt Unternehmen, ihre Strategie zu hinterfragen und fortwährend anzupassen. Schnelles Angleichen an Marktgegebenheiten wird überlebenswichtig.

Merkmale der Servicequalität wie Zuverlässigkeit und Top-Qualität, werden dabei heute als selbstverständlich vorausgesetzt. Zusätzlich werden Schnelligkeit in Entscheidungsprozessen, sofortiges Reagieren auf Änderungen im Markt und größte Flexibilität auch in komplexen Prozessen, bei sich ändernden äußeren Faktoren oder gar der ursprünglich vereinbarten Zielsetzung (Moving-Target-Phänomen), gefordert. Die Herausforderung beginnt bereits beim Selbstverständnis von Servicequalität. Während die „alten“ Manager dieses noch als Hauptaufgabe der Serviceabteilung sehen, wächst bei den neuen Generationen das Verständnis für eine auf Servicequalität ausgerichtete Unternehmens- und Kommunikationskultur. Servicequalität geht alle etwas an und funktioniert für den Kunden nur dann begeisternd, wenn die Schnittstellen in der gesamten Wertschöpfungskette ideal ineinandergreifen. Denn Versprechen, die der Vertrieb gegenüber Kunden formuliert, sei es zur Produktqualität oder zur Dienstleistung, sollten zu 100% eingehalten werden. Das führt unweigerlich zu folgenden Fragen:

  1. Welche Versprechen zur Dienstleistungsqualität formulieren Marketing / Vertrieb / PreSales?
  2. Wer sichert ab, dass diese auch eingehalten werden können bzw. realistisch sind?
  3. Wie wird ein KVP (Kontinuierlicher VerbesserungsProzess) abgebildet, der Erfahrungen aus dem AfterSales zurückspielt in die Sales Phase?

Eben in diesem Kontext sind definierte Übergabepunkte (Schnittstellen) zwischen allen Beteiligten Bereichen / Abteilungen festzulegen. Vertrieb /Marketing stehen in der Außenkommunikation und geben Versprechen ab – Produktion, Projekte, Service sind in der Pflicht diesen Versprechen gerecht zu werden. Die sogenannten Service Quality Gates sind zu definieren und der Informationsaustausch sollte flüssig und regelmäßig eingerichtet werden.

Service Qualty Gates

Heute habe ich einen interessanten Vortrag gehört zum Thema Social Media. Dabei wurde eben auch die Frage aufgeworfen, wer im Unternehmen die tatsächliche Verantwortung für dieses weite Thema hat. Eine Antwort darauf war schon mal, dass es mit unserem klassischen Silodenken gar nicht zu beantworten ist. Vielmehr gilt es hier Rollen und Themen spezifische Verantwortung zu verteilen. Dabei sollte im Fokus stehen, wer mit dem jeweiligen Thema am besten vertraut ist. Denn Beschwerden werden häufig von extra ausgebildeten Mitarbeitern im Service bearbeitet. Warum also sollte nun jemand aus dem Marketing diese bearbeiten. Lohnt es nicht mehr, die Aufgabe aufzuteilen? Marketing überwacht die Kanäle, sorgt für einen professionellen Auftritt und entsprechende Standards, der Fachbereich bearbeitet dann die Beschwerden, egal über welchen Kanal sie eingehen, er wird in alle Systeme technisch eingebunden. Wenn es im sozialen Netz dann mal rechtskritische Themen zu bearbeiten gilt, also wie geht der Service mit Aussagen zu Fehlern / Verfügbarkeit / Datenschutzthemen um, gilt es den schnellen Schulterschluss mit Marketing und Rechtsabteilung zu suchen.

Social Media findet übrigens mit oder ohne Einfluss durch das Unternehmen statt, denn die Kunden sind onlinemündig und machen alles einfach öffentlich :).

In diesem Sinne gilt es dieses Thema zu bearbeiten im Service, eine echte Herausforderung. Dann ist es auch gar nicht mehr so weit bis zum crowd-service!

Gerade halte ich eine Prozessbeschreibung zur Analyse in Sachen Servicequalität in meinen Händen und bin ganz begeistert. Denn endlich mal ein Kunde, der schon von sich aus in der Prozessdefinition unterscheidet zwischen der Sicht des Unternehmens und der Sicht des Kunden: Prozessbeschreibung aus Kundensicht

Warum ist das so hilfreich? Nun, das ergibt sich fast von selbst, denn wenn die Unternehmen z.B. formulieren, das ein Prozess „in Bearbeitung“ ist, sieht der Kunde darin ein „Warten auf eine Lösung“. Wer sich das bewusst macht, ist ganz nah daran, mehr mit dem Kunden zu kommunizieren, gerade wenn die Bearbeitung mal wieder länger dauert. Eben dies vermissen viele Kunden, natürlich wollen alle eine schnelle Lösung. Die meisten haben jedoch auch Verständnis für lange Bearbeitungszeiten, vorausgesetzt jemand spricht mit ihnen darüber oder gibt aktiv Zwischenbescheide.

Es kann so einfach sein :).